?

Log in

 

Про автоматизацию командировок на SharePoint, или как победить этот рутинный процесс за 2 часа - SharePoint по-русски

About Про автоматизацию командировок на SharePoint, или как победить этот рутинный процесс за 2 часа

Previous Entry Про автоматизацию командировок на SharePoint, или как победить этот рутинный процесс за 2 часа Apr. 13th, 2012 @ 12:51 pm Next Entry
Хочу поделиться с сообществом опытом нашей команды по автоматизации бизнес-процессов на платформе SharePoint. Я работаю в российской компании, которая разрабатывает тиражируемые программные продукты на платформах SharePoint и Nintex Workflow 2010. 

Думаю, вам будет интересно посмотреть на Nintex в действии, а также увидеть, как можно за пару часов создать удобное решение для сотрудников. 

Кстати, весь процесс я снимала на видео (ролик уместила в 16 минут, чтобы зрители не скучали от демонстрации повторяющихся операций).

Итак, с чего всё это началось? С того, что на ресурсе sharepoint-channel.com вышла статья, в которой автор подсчитал сумму расходов на командировку одного сотрудника. Речь идет не о накладных расходах, а о затратах времени персонала на согласование своих командировок. Если выразить потраченное время в долларовом эквиваленте, то мы получим сумму 12000$ в год!

Эта статья заинтересовала команду DocTrix, и мы решили проверить, сколько времени займет автоматизация командировок. Насколько трудным будет привести этот процесс в порядок и автоматизировать его? Параллельно с началом эксперимента мы снимали видео об автоматизации командировок, которое доступно в канале DocTrixPL на YouTuBe:
 



Этап нулевой. Планирование процесса.

Первые шаги были наполнены планами и идеями заинтересованных коллег. Основная задача состояла в формализации и упрощении командировочного регламента: чтобы каждый человек знал, куда ему зайти и что заполнить. Самым лучшим решением этой задачи стал интерфейс «единой кнопки». Человек заходит на корпоративный портал, нажимает её, вводит минимум данных о себе и забывает о заявке до получения согласования (или комментариев согласующих лиц).
Картина процесса согласования заявки на командировку нам представлялась в таком виде:

 

Исходные данные.

Итак, после 40 минут обсуждения самого процесса командировок, мы готовы приступить к работе. У нас есть:
  • Идея бизнес-процесса
  • Развернутый SharePoint 2010
  • Установленная на него платформа DocTrix Platform 2010 в комплекте с дизайнером рабочих процессов Nintex Workflow 2010
  • Желание расправится с рутиной подготовки командировочных документов :-)

Этап первый – работа с оргструктурой и ролями пользователей.

В нашем бизнес-процессе будут задействованы 5 человек. Соответственно, мы должны создать для них подразделения, добавить роли и настроить взаимосвязь. На этот этап у нас ушло 10 минут – удалось сэкономить время, т.к. в DocTrix Platform встроен модуль оргструктуры, с которым можно связывать SharePoint между собой, а также настраивать для каждой ветви уровни подчиненности и роли.
Мы создали департамент продаж, в который поместили менеджера и руководителя. Создали роль системного администратора, финансового директора и бухгалтера – эти люди участвуют в запланированном процессе согласования заявки на командировку.
 

Этап второй – создание карточки заявки, списков SharePoint.

Казалось бы, о чём тут писать – любой администратор SharePoint умеет делать это с закрытыми глазами. Но это только на первый взгляд: используемая нами платформа дает в руки разработчику новые типы полей, играться с которыми можно бесконечно.

Сначала мы создаем стандартные поля, которые нужны в карточке командировки: дата начала и окончания, цель командировки, сумма командировочных.

Дальше начинается интересное. При создании заявки сотруднику необходимо выбрать страну и город, в который он направляется. Чтобы упросить пользователям ввод информации настраиваем динамическую связь: при выборе страны в списке городов будут оставаться только города этой страны. Такая связь между полями практически не реализуема штатными средствами SharePoint без использования InfoPath, но очень просто настраивается средствами DocTrix. Для выбора страны и города необходимо применить тип столбца «DocTrix: подстановка», использовать динамическое связывание данных и фильтрацию. Эта функция сэкономит время, которое тратится на заполнение повторяющихся полей, а также исключит ошибки и несоответствия при вводе данных. Сделано.



Если штат вашей компании, также как и у нас, превышает 100 человек, вы наверняка сталкивались с конфликтами ресурсов для командировки. Одновременно в разные города нужен проектор, экран, или плазменная панель… Причем, как правило, это становится понятно в канун отъезда сотрудников. Чтобы избежать этого, мы создадим поле «Оборудование», в котором коллеги смогут указать нужные в поездки вещи.

Столбец «Оборудование» представляет собой обыкновенный флажок. Если от активен, то в заявке отображаются связанные с ним поля комментариев; если не активен – поля скрыты, чтобы не путать пользователя. Динамическое отображение/скрытие полей в DocTrix Platform настраивается достаточно просто: в параметре «DocTrix: управление отображением полей» задаем условие видимости комментариев к оборудованию. Чтобы все работало правильно, поле «Оборудование» делаем динамическим. Готово.



Заключительным этапом любой командировки служит заполнение авансового отчета. Чтобы дать пользователю возможность работать с авансовым отчетом прямо из карточки, мы должны включить один список в другой. Платформа DocTrix позволяет настроить добавление элементов в качестве связанных подчиненных списков: они отображаются в карточке в виде закладок разных типов. С помощью параметра «DocTrix: управление подчиненными списками» включим список «авансовый отчет» в список «заявки на командировки». Есть!



Итак, позади создание карточки заявки и двух взаимосвязанных списков, на этот этап у нас ушло 20 минут. Используя интерактивный редактор форм, мы поработали над дизайном карточки, на что ушло ещё 10 минут. Итого – 30.
 

Этап третий – проектирование рабочих процессов в Nintex Workflow 2010.

Для реализации задуманного нам нужно создать 2 рабочих процесса: согласование самой заявки и согласование авансового отчета.

Обработка заявки начинается с определения руководителя проекта, после чего происходит согласование командировки. В конце система отправляет уведомление системному администратору (о том, какое оборудование требуется), а также бухгалтеру (о том, что нужно выдать аванс).

Не будем вдаваться в подробности построения процессов, их можно посмотреть на рисунке (картинки кликабельны).


Скажу только об основных «фишках» этих процессов:
1) Процесс согласования заявки запускается автоматически при её создании.
2) Статус заявки меняется в зависимости от её перехода на новый уровень согласования.
3) Рабочий процесс отправляет уведомления бухгалтеру и системному администратору. Формат уведомлений настроен индивидуально.
4) В процессе «Авансовый отчет» использована функция State Machine (конечный автомат), которая значительно упрощает логику всего рабочего процесса.
На создание рабочих процессов и проверку их работы мы потратили ещё 40 минут.
 

Этап четвертый – итоги.

Процесс автоматизации командировок можно считать завершенным. На внутренний портал добавлена кнопка, которая ведёт на созданный нами список; о состоянии своей заявки сотрудник будет получать уведомления по электронной почте. Мы избавили коллег от бюрократического хождения по кабинетам, а руководителей – от необходимости отвлекаться на подписание командировочных листов.

Механизм отъезда теперь прост и понятен. Помните затраты $12000 в год из начала статьи? Мы автоматизировали этот процесс за 2 рабочих часа (ну а сэкономленные деньги вполне могли бы стать нашей премией :-)). Если развить тему, то становится понятно, что с помощью описанных технологий легко автоматизировать многие другие процессы «убийцы времени»: заявки на платежи, на отпуска и отгулы, на прием новых сотрудников… этот список может быть очень длинным.

Марина Иванова,
Департамент разработки и исследований
Компания i-Sys.




P.S. Надеюсь, что наш опыт будет вам полезен, ведь сделать работу своих сотрудников удобной – вполне решаемая и простая задача, когда под рукой доступные и «умные» инструменты.
 
 

Leave a comment
[User Picture Icon]
From:paul310
Date:April 13th, 2012 09:53 am (UTC)
(Link)
Ровно то же самое легко делается стандартными инструментами sharepoint. Сам делал автоматизацию командировок года 3 назад - еще на 2007-ом.
[User Picture Icon]
From:marina_doshkina
Date:April 13th, 2012 12:10 pm (UTC)
(Link)
Безусловно это можно сделать в стандартном SP, но в гораздо более упрощённом виде: в нем нету такой тонкой работы с оргструктурой, нет доп. возможностей для списков. А ведь эти небольшие (но нужные) фишки могут значительно упросить жизнь пользователям..
ну и главное - это могут сделать люди без специальной подготовки (взять хотя-бы меня, PR-менеджера). Весь процесс создается в одном окне и с визуальными редакторами.
[User Picture Icon]
From:Alexander Gorlach
Date:April 13th, 2012 11:07 am (UTC)
(Link)
Марина, а во сколько клиенту обойдется Nintex?

Вы его используете из-за дизайнера, или из-за функционала - набора активностей?

Если из-за активностей, то как вы относитесь к решениям типа нашего - HarePoint Workflow Extensions? Это набор из 180 активностей для SharePoint, по функциональности не уступающих Nintex, но без дизайнера, но за гораздо меньшую цену.

http://www.harepoint.com/Products/HarePointWorkflowExtensions/Default.aspx

С уважением,
Александр
[User Picture Icon]
From:marina_doshkina
Date:April 13th, 2012 12:34 pm (UTC)
(Link)
Александр, мы сотрудничаем с Nintex уже много лет, можно сказать что наша компания привела его на российский рынок.

Основное преимущество, это конечно удобный дизайнер.
Лучше ребят, которые работают непосредственно с Nintex я не скажу, поэтому предлагаю вам прочесть публикацию на Хабре, которую недавно оставила наш ведущий бизнес-аналитик Юлия Ерина http://habrahabr.ru/post/138860/ Там собирательное мнение нашей команды о нём.

Спасибо за ссылку на ваш продукт, это действительно будет нам интересно!
P.S. ну а цена у Nintex на workgoup не такая уж и высокая :)
From:(Anonymous)
Date:May 13th, 2012 08:43 am (UTC)
(Link)
И падает Nintex регулярно без видимых причин :) Всего-то.
From:(Anonymous)
Date:May 14th, 2012 12:43 pm (UTC)
(Link)
:) Anonymous, если Вы не любите кошек, возможно это говорит о том, что Вы просто не умеете их готовить.
From:wosablok
Date:May 22nd, 2012 11:26 am (UTC)
(Link)
А как происходит согласование руководителем? Кнопка согласования в уведомлении? Или ему нужно перейти по ссылке, чтобы увидеть кнопку?
[User Picture Icon]
From:marina_doshkina
Date:May 22nd, 2012 02:16 pm (UTC)
(Link)
В данном видео я пыталась сэкономить время (и не затягивать ролик), поэтому если брать мой БП как он есть, то для согласования руководителю придется заходить на портал по соответствующей ссылке... Конечно это мало удобно.

Но можно было бы пойти и другим путем - настроить Lazy Approval.Эта функция Nintex'а позволила бы нашему руководителю нажать на кнопку внутри письма-уведомления (не открывая СЭД), и заявка была бы согласована/отклонена. В Nintex можно настроить ключевые фразы для согласования или отклонения заявок (да, нет, согласен, утверждаю и т.п.)

В нашей внутренней системе так оно и происходит: руководителю приходит письмо, он отвечает на него одной из ключевых фраз и забывает о системе до следующего письма.

P.S. на самом деле, чтобы уместить ролик у сколь-нибудь удобоваримый тайминг, пришлось жертвовать классными изюминками DocTrix и Nintex... Но продолжение следует! :)
[User Picture Icon]
From:marina_doshkina
Date:May 22nd, 2012 02:19 pm (UTC)
(Link)
Кстати, вот как это выглядит у нас:

[User Picture Icon]
From:xelby
Date:June 29th, 2012 11:23 am (UTC)
(Link)
Я правильно понял, что это был рекламный пост? )
[User Picture Icon]
From:marina_doshkina
Date:July 1st, 2012 07:44 am (UTC)
(Link)
Этот пост я написала чтобы поделиться опытом нашей команды в рамках решения одной небольшой, но востребованной задачи.
Мы пользуемся этими технологиями, это удобно и стоит того, чтобы рассказать заинтересованными людьми.
Этот пост не проплачен, автор старался быть объективным; в то же время, статья пробуждает в людях интерес и внимание к теме, что свойственно рекламе.
Решать вам.
[User Picture Icon]
From:xelby
Date:July 1st, 2012 12:43 pm (UTC)
(Link)
Описанное вами нельзя сделать в продукте sharepoint, надо купить еще нинтекс (+300 тыс) и доктрикс (+ ххх тыс). Я так понял, вы рекламируете доктрикс. И я совсем не критикую пост, кейс описан отлично, хотя видно что два часа потрачено только на его написание. ;)

Я написал свой вопрос только чтобы убедиться, что в этом сообществе разрешена прямая реклама. Я бы тоже не против этим воспользоваться.
[User Picture Icon]
From:marina_doshkina
Date:July 1st, 2012 05:27 pm (UTC)
(Link)
Откуда такая цена на Nintex? Workgroup Edition лицензия на сервер у Nintex стоит в три раза дешевле Вашей цифры :)
[User Picture Icon]
From:xelby
Date:July 1st, 2012 12:49 pm (UTC)
(Link)
Я, к слову (как и большинство читателей сообщества, полагаю), в шоке, что во второй декаде 21 века простейшая автоматизация процесса заполнения формочек обходится заказчику в более чем полмиллиона рублей. Согласитесь, ит развивается не в сторону роста эффективности, а в сторону выкачивания бабла из конечных пользователей. В этом смысле sharepoint как продукт, написанный целиком в Microsoft, - полная дрянь обладает низкими потребительскими качествами . Те продукты, которые Microsoft купила (например, Navision) решают аналогичную задачу на порядок дешевле и работают при этом быстро.
[User Picture Icon]
From:marina_doshkina
Date:July 1st, 2012 05:25 pm (UTC)
(Link)
Безусловно я согласна, что покупать Nintex и DocTrix только чтобы автоматизировать один процесс - это будет слишком)))) Этот процесс один из многих, которые можно реализовать используя Nintex: он часто востребован заказчиками, поэтому я и выбрала его для описания.

В моей компании все вышеописанные продукты используются "на полную", т.е. на SharePoint построен документооборот (включая соотв. БП), развернут портал, который интегрирован с Service Desk. Важное отличие - лицензии тут не конкурентные (как в том же Navision) и системой пользуется неограниченное кол-во людей. Ну и сравнивать SP c Navision меня как-то рука не поднимается.. разные цели у этих систем.

А вот про быстроту не соглашусь :) разработчики смогли решить вопрос, иначе тот же DocTrix не мог обрабатывать более 6 тысяч записей и наращивать базу по 2 гб ежедневно.. Если у вас есть оценки быстродействия конкурентных систем, могли бы сравнить данные, напишите мне в ЛС.
From:(Anonymous)
Date:October 9th, 2012 10:26 am (UTC)
(Link)
а как быть с замещением, например когда бухгалтер вышел в отпуск или заболел?
[User Picture Icon]
From:marina_doshkina
Date:October 10th, 2012 08:45 am (UTC)
(Link)
В текущей версии DocTrix замещение настраивается стандартными возможностями делегирования Nintex.

Однако поделюсь инсайдерской информацией: сейчас в тестировании находится новый билд, в котором функционал с замещением сотрудников будет расширен. А именно:
1) Администратор сможет назначать, удалять, смотреть правила для любого пользователя
2) Начальник сам сможет включать и отключать правило замещения для себя.
3) Сотрудникам будут приходить уведомления о том, что они назначены замещающими.
4) Эти правила можно будет распространять на все типы задач
5) Добавится возможность бессрочного делегирования полномочий
При этом в системе будет хранится информация о том, кому изначально была назначена задача, будет сохранена история замещений даже если они были удалены.

Выход новой версии платформы с описанным функционалом ожидается до конца осени.
[User Picture Icon]
From:marina_doshkina
Date:November 13th, 2012 03:22 pm (UTC)
(Link)
апд. новая версия вышла, замещение сотрудников работает.
From:(Anonymous)
Date:November 13th, 2012 01:23 pm (UTC)
(Link)
А можно ли эммулировать выполнение процесса в Nintex без его публикации. Для примера написан процесс, необходимо проверить корректность его выполнения перед публикацией.
[User Picture Icon]
From:marina_doshkina
Date:November 16th, 2012 10:06 am (UTC)
(Link)
Чтобы проверить работоспособность процесса, можно запустить его на тестовом стенде.
В самом Нинтексе нет функции эмуляции.
(Leave a comment)
Top of Page Powered by LiveJournal.com